Disse bestemmelsene er hjemlet i Velferdstingets og Kulturstyrets vedtekter
1 – Hva støttes?
1.1 Kulturstyret bevilger kun til aktivitet drevet av og rettet mot studenter ved utdanningsinstitusjoner tilknyttet Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus.
1.2 Kulturstyrets vedtak skjer etter skjønnsutøvelse med utgangspunkt i Kulturstyrets vedtekter, tildelingskriteriene og prioriteringer for perioden slik disse kommer til uttrykk i Kulturstyrets årlige handlingsplan.
1.3 Ved behandlingen legger Kulturstyret særlig vekt på:
- Søkerens aktivitetsnivå
- Antall SiO-studenter som engasjeres
- Økonomistyring og driftskvalitet
- Utnyttelse av muligheter til egeninntjening
- Endringer fra forrige periode i aktivitetsnivå og antall studenter som engasjeres
- Søkers posisjon i det totale kulturbildet
- Lokale tiltak
1.4 Nye organisasjoner og aktiviteter kan gis særlig støtte ved oppstart
1.5 Studentpublikasjoner og andre studentmedier tildeles midler innenfor egen kategori med utdypende kriterier (se 2.5 i dette dokument).
2 – Støttetyper
2.1 Driftsstøtte
Driftsstøtte er en bevilgning fra Kulturstyret som sammen med søkerens andre inntektskilder er ment å dekke normal aktivitet i løpet av et semester eller et kalenderår. Driftsstøtte vil være egnet for foreninger med en fast og oversiktlig aktivitet. Man kan søke om driftsstøtte for en periode på ett semester eller ett kalenderår etter hva søkeren måtte ønske. Kulturstyret kan velge å dele en driftstøttebevilgning for ett år i to semesterbevilgninger.
2.2. Prosjektstøtte
Søkere kan søke om støtte til større enkeltprosjekter. Det finnes flere typer prosjektstøtte, jfr. nedenfor
- Garanti om dekning av eventuelt underskudd ved enkeltarrangement eller -prosjekt
Garanti om dekning av eventuelt underskudd ved enkeltarrangement eller -prosjekt kan gis til større enkeltarrangement eller enkeltprosjekt hvor det er knyttet usikkerhet til det økonomiske resultatet. Underskuddsgaranti knyttes vanligvis til eventuell svikt i de budsjetterte billettinntektene. Normalt vil underskuddsgaranti kun gis i tilfeller der arrangementet eller prosjektet ikke omfattes av driftsstøtte. I tilfeller der foreningens virksomhet utelukkende består av større enkeltarrangementer eller -prosjekter, kan foreningen etter avtale med Kulturstyret søke om underskuddsgaranti til disse enkeltvis i stedet for eller i tillegg til å søke om driftsstøtte. Dersom søkeren selv har oppsparte midler, eller er en del av en større forening som har dette, skal dette tas med i vurderingen av søknaden. Kulturstyret kan vedta at man ønsker å gi en mindre underskuddsgaranti på grunn av dette, eller at garantien kun gjelder for en viss andel av et eventuelt underskudd - Bevilgning til enkeltprosjekt
Bevilgning til enkeltprosjekt kan gis til større arrangement eller prosjekt som ikke omfattes av driftsstøtte. I tilfeller der foreningens virksomhet utelukkende består av større enkeltprosjekter, kan foreningen etter avtale med Kulturstyret søke om bevilgning til disse i stedet for å søke om driftsstøtte.
2.3 Investeringsstøtte
- Investeringsstøtte ytes i hovedsak til studentforeninger som er i en oppbyggingsfase hvor det er behov for investeringer i utstyr av ulik art eller foreninger som har et prekært behov.
- Dersom det kommer bredere miljøer til gode, kan Kulturstyret gi en særskilt bevilgning.
- Når det gis investeringsstøtte – som lån eller bevilgning – skal søkeren alltid undertegne en avtale som regulerer eventuell tilbakebetaling og beskriver eventuelle bindinger på det utstyr man har fått støtte til. Ved for sen betaling eller brudd på øvrige bestemmelser i avtalen, kan Kulturstyret kreve hele det utbetalte beløpet tilbakebetalt straks.
2.4 Støtte til studentpublikasjoner og andre studentmedier
Støtte til studentpublikasjoner og andre studentmedier omfatter medier og publikasjoner som faller utenfor Velferdstingets medietildelingskriterier, jf. § 1) i Velferdstingets mediepolitiske tildelingskriterier. I vurderingen av søknaden skal Kulturstyret i tillegg til punktene 1.3 i disse tildelingskriteriene legge vekt på støttekriteriene § 2 a og e-l i Velferdstingets mediepolitiske tildelingskriterier.
2.5 Valg av støttetype
Dersom det er til søkerens fordel, kan Kulturstyret tilby en annen form for støtte enn den søkeren har søkt om. Dette skal begrunnes overfor søkeren.
3 – Hva støttes ikke?
3.1 Det gis ikke støtte til:
- Tiltak eller søkere som får støtte direkte fra Velferdstinget og/eller fra SiO, med unntak av fristasjonsavtaler.
- Reiser for aktive i foreningen
- Søknader hvor en stor del av søknadssummen skal brukes på foreningens egne aktive, som for eksempel honorar/lønn eller mat og drikke
- Aktiviteter eller gjenstander som dekkes av fristasjonsytelser eller lignende ytelser fra utdanningsinstitusjonen.
- Tiltak der opplegget kan eller bør falle innenfor rammen av undervisningen ved instituttene/lærestedene
- Kulturutstyret støtter ikke ordinær drift av studentorganer (student-, program-, institutt- og fagutvalg), da dette anses som lærestedenes ansvar. For unntak fra bestemmelsen, se kapittel 7 ”Studentorganer” i disse kriteriene.
- Nedbetaling av gjeld.
- Søkere som uten saklig grunn utestenger eller på annen måte negativt forskjellsbehandler på grunnlag av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, seksuell orientering, funksjonshemming, kjønn, hudfarge, språk, religion eller livssyn, eller som oppfordrer andre til slik forskjellsbehandling.
4 – Krav til søkere:
4.1 Foreninger som ønsker å søke støtte fra Kulturstyret må ha egne vedtekter (statutter, lover eller liknende) som regulerer søkerens virksomhet. Vedtektene må være vedtatt av en generalforsamling hos søkeren og regulere hvordan aktiva disponeres ved en eventuell avvikling. Kulturstyret kan sette krav til innholdet i vedtektene for at søkeren skal kunne få utbetalt støtte fra Kulturstyret.
4.2 Ved oppløsning av en forening som har mottatt støtte fra Kulturstyret, skal avsluttende regnskap sendes til Kulturstyret. Kulturstyret kan kreve at en forholdsmessig andel av søkerens aktiva skal tilbakeføres Kulturstyret.
4.3 Søkerens vedtekter skal sendes inn til Kulturstyret første gang man søker. Ved endringer i statuttene, lovene, vedtektene eller liknende skal dette gjøres kjent for Kulturstyret ved neste søknad.
4.4 Søkeren må være innehaver av en egen bankkonto i foreningens navn. Kontonummer kan ettersendes hvis dette ikke er tilgjengelig på søknadstidspunktet
4.5 For å kunne motta driftsstøtte skal søker være registrert studentforening. Retningslinjer for og bistand til registrering gis av Kulturstyrets sekretariat, SiO Studentliv.
4.6 Enkeltpersoner og ad hoc-grupper kan søke om prosjektstøtte. Kulturstyret avtaler i hvert enkelt tilfelle hvordan sikkerhet i forhold til bruk av midlene skal ivaretas.
4.7 Foreninger som ikke har disposisjonsrett til opptjent overskudd etterfølgende år, for eksempel foreninger som er tilknyttet fond og foreninger som driver innsamlingsaksjoner til andre formål enn egen drift, kan kun søke oppstartsstøtte.
5 – Når søke?
5.1 Kulturstyret kunngjør i begynnelsen av semesteret sine søknadsfrister for semesteret og for første møte i påfølgende semester. Det skal også kunngjøres hvilke typer søknader som skal leveres til hvilke frister.
5.2 Søknader om driftsstøtte for vårsemesteret eller hele kalenderåret skal leveres slik at de kan behandles i løpet av vårsemesteret.
5.3 Søknader om støtte til høstsemesteret skal leveres slik at de kan behandles i løpet av høstsemesteret.
5.4 Søknader om prosjekter skal leveres samme kalenderår som prosjektet finner sted. Unntak kan gis når søknaden må behandles før første møte i Kulturstyret neste år.
5.5 Når det søkes om midler til enkeltarrangement må søknad være Kulturstyret i hende slik at søknaden kan behandles på et møte i Kulturstyret minst en uke før arrangementet finner sted.
5.6 Dersom søkeren bes om å sende inn tilleggsinformasjon , må dette skje innen tre måneder med mindre Kulturstyret har satt en annen frist. Hvis informasjonen ikke er Kulturstyret i hende før fristens utløp, regnes søknaden som trukket.
6 – Søknadsinformasjon
6.1 Søknader til Kulturstyret leveres i søknadssystem administrert av Kulturstyrets sekretariat. Komplett søknad består av søknadsskjema og vedlegg.
Følgende støttekategorier finnes:
- Driftsstøtte
- Mediestøtte (støtte til publikasjoner og media som faller utenfor Velferdstingets mediesøtteordning)
- Prosjektstøtte
- Investeringsstøtte
6.2 Søknader om driftsstøtte skal gi følgende informasjon:
- Søkerens navn og adresse
- Kontaktperson med adresse
- Søkerens formål
- Antall medlemmer og hvor stor del av disse som er studenter ved utdanningsinstitusjoner som er med i SiO. Hvis ikke medlemskap praktiseres, må det gjøres rede for hvor mange SiO-studenter aktiviteten retter seg mot.
- Praktiseres livsvarig medlemskap skal det angis hvor stor andel av medlemsmassen er i den kategorien
- Medlemskontingent
- Tilknytning til andre organisasjoner
- Oversikt og redegjørelse om alle eventuelle undergrupper søkerens drift omfatter
- Oversikt over andre organisasjoner/instanser som en søker/mottar økonomisk støtte fra
Disse dokumentene skal vedlegges søknadsskjemaet:
- Rapport om aktiviteten siste periode
- Fullstendig regnskap fra siste periode
- Plan for søknadsperioden
- Budsjett for søknadsperioden
- Et dokument om egenkapitalens størrelse hvor det også redegjøres for hvordan denne disponeres. Er foreningen tilknyttet fond eller stiftelser hvor overskudd plasseres, må det også redegjøres for disse.
6.3 Støtte til studentpublikasjoner og andre studentmedier
I søknaden skal man gi de samme opplysninger som ved en søknad om driftsstøtte. I tillegg skal man opplyse om følgende:
- Hvilket type medieprodukt en ønsker å utgi
- Størrelse målt i antall sider og format for publikasjoner eller antall produksjoner, lengde og format for andre medietyper
- Antall nummer eller produksjoner som ble gitt støtte til i forrige søknadsperiode
- Antall nummer eller produksjoner faktisk publisert
- Hvordan mediet distribueres
- Salgspris (abonnement, løssalg)
- Andel av opplaget eller produksjonen som distribueres blant studenter
- Antall medlemmer i redaksjonen
- Andel SiO-studenter i redaksjonen
- Navn og adresse til trykkeriet hvis publikasjon
Vedlagt søknaden skal legges ett eksemplar av samtlige nummer av publikasjonen utgitt i forrige søknadsperiode eller samtlige produksjoner hvis radio-, tv-, eller internettproduksjon.
6.4 Prosjektstøtte
I søknaden skal man gi de samme opplysninger som ved en søknad om driftsstøtte. I tillegg skal man som vedlegg til søknaden gi følgende informasjon:
- Presentasjon av prosjektet det søkes støtte til
- Detaljert budsjett for prosjektet
6.5 Investeringsstøtte:
I søknaden skal det i tillegg til de samme opplysninger som ved en søknad om driftsstøtte som vedlegg fremkomme opplysninger om:
- Fullstendig og spesifisert budsjett for investeringen
- Beskrivelse av den planlagte investeringen med dokumentasjon om behovet for den
- Redegjørelse for hvordan man har innhentet pristilbud og begrunnelse for det tilbudet som er valgt
7 – Studentorganer, herunder program- og fagutvalg
7.1 Det vil kunne bevilges prosjektstøtte til studentorganer dersom prosjektet er utenom organets normale virke samt klart og betydningsfullt styrker studentenes sosiale og kulturelle tilbud.
7.2 For foreninger som utfører studentorganers funksjoner gjelder samme bestemmelser som for studentorganer.
7.3 For alumniforeninger gjelder samme bestemmelser som for studentorganer.
8 – Rapporteringskrav, utbetalingsbetingelser og sanksjoner
8.1 Bevilget støtte skal benyttes i tråd med Kulturstyrets tildelingskriterier, opplysningene gitt i søknaden og eventuelle spesifikke føringer i Kulturstyrets vedtak.
8.2 Søknader skal være undertegnet av juridisk og økonomisk ansvarlig for søknaden. Den som undertegner går god for opplysninger gitt i søknaden og aksepterer vilkårene for eventuell tildeling.
8.3 Kulturstyret kan stille betingelser for utbetaling av støtte. Spesielt kan Kulturstyret kreve:
- Endring av budsjettforslag, der Kulturstyret eller dets sekretariat og søkeren sammen går gjennom budsjettet for å gjøre det mer realistisk.
- At søkeren oppfyller krav fra Kulturstyret når det gjelder regnskapsførsel, økonomistyring og økonomiforvaltning.
- Regnskapskontroll, jfr. Kulturstyrets eget reglement.
- Medlemskontroll, jf. Kulturstyrets eget reglement.
8.4 Kulturstyret kan kreve hele eller deler av en bevilgning tilbakebetalt dersom
- Det er uoverensstemmelse mellom opplysninger gitt i søknaden og de reelle forhold
- Midler er brukt i strid med vilkårene for bevilgningen
- Søkeren nekter Kulturstyret å gjennomføre regnskaps- eller medlemskontroll eller ikke har levert nødvendig underlagsmateriale til regnskaps- eller medlemskontroll innen fristen
- Søkeren ikke oversender dokumentasjon som Kulturstyret har bedt om innen den fristen Kulturstyret setter.
9 – Hastevedtak
9.1 Kulturstyret kan fatte hastevedtak i søknader om prosjektstøtte uten å komme sammen til ekstraordinært møte. Slike vedtak fattes kun unntaksvis og i svært særskilte tilfeller. Det skal grunngis hvorfor en slik fremgangsmåte er benyttet. En forutsetning er også at søknaden må behandles før neste møte i Kulturstyret, og at søkeren kan begrunne at søknaden ikke kunne leveres til normal søknadsfrist. Søknaden må dessuten kunne sammenlignes med tidligere søknader Kulturstyret har behandlet.
9.2 Kulturstyrets leder og nestleder kan fatte hastevedtak i søknader om driftsstøtte fra nye søkere såfremt disse oppfyller kravene over.
9.3 For søknader om prosjektstøtte innstiller Kulturstyrets leder på vedtak. Innstillingen gjøres kjent for Kulturstyrets og gis en tilfredsstillende svarfrist. Ved hastevedtak må alle styrets medlemmer aktivt gi sitt samtykke til fremgangsmåten.
9.4 For søknader om driftsstøtte for nye søkere kan Kulturstyrets leder og nestleder bevilge inntil kr 3 000. Søknaden skal deretter behandles på første møte i Kulturstyret. Tildelingen kan da økes, men Kulturstyret har ikke anledning til å trekke tilbake støtte utdelt av gruppen.
10 – Ikrafttredelse
Disse bestemmelsene er vedtatt av Velferdstinget 06.05.2013. De trer i kraft 01.08.2013.